【イベント報告】2014/06/21・22(土・日)IJET-25(英日・日英翻訳国際会議)@東京ビッグサイト

先々週の土曜日、日曜日に東京ビッグサイトでIJET-25(英日・日英翻訳国際会議)が開催されました。私は、このイベント運営の実行委員の一員として携わっておりました。お越しいただきました皆様、どうもありがとうございました!

報告とお礼が遅くなりまして失礼しました。IJETの直後から別の大切な仕事に集中しておりまして、IJETの残務処理からも離れていました。委員長をはじめ、委員のみんなにも迷惑をかけてしまいまして失礼しました。

さて、気を取り直して。。。

IJET-25では、ブログの読者の皆様やソフトウェアの利用者の皆様にお会いできたことうれしかったです。あいにく時間が十分にとれず簡単なご挨拶しかできませんでしたが、また次の機会によろしくお願いいたします。

この準備に集中するためにブログを最近休んでおりました。スタッフやパーティーのゲストを含めると、600人もの人が東京ビッグサイトに集まりました。安全に、かつ時間通りにイベントを運営するためにはそれなりの準備が必要でした。

無事終わったのでほっとしています。

私はこの半年間だけ準備に携わりましたが、委員長をはじめ他の委員は2年間も準備に関わっている方もいます。スポンサーや講演者の方々にも半年以上前から 声をかけて進めてきましたし、多くの人たちが長い時間関わってこのイベントを運営していました。というわけで、イベント当日の報告というよりは、委員会目 線での準備について少し紹介してみます。

特に委員長のキャシー・エベーストさん のリーダーシップやイベント運営能力には驚きましたし感謝しています。イベント当日を見据えた細かな気配りと関係者への公平で迅速な対応は、私たち委員に 安心感を与えました。そして、日々の意思決定の速さや適切さにも感謝しています。そのおかげで、私たちは滞ることなく準備を進めることができました。ま た、キャシーさんはIJET-25の主催者である日本翻訳者協会 にも人脈があるため、問題解決のために誰に話を通せばいいのかすぐに判断し行動されていたことも、傍からみていてすごいなーと思いました(笑)。案外、いろんな問い合わせがあって、いろんな調整があるんです。

予算管理もスケジュール管理もされてました。国外に住む委員もいるので、打ち合わせはSkypeで行い情報管理もネットの掲示板で行いました。そのような 中での意思決定や情報共有は重要ですね。4月の時点で、どのタイミングでSkypeミーティングをして、どこで実際に都内で会って情報共有をし、どこで配 布物の袋詰めをするのか、などかなり細かく決めて日程調整をしました。このあたりの見極めもキャシーさんの得意なところですね。前倒しで準備をしていたの で、委員が前夜祭に余裕をもって参加できるほどでした。私はまさか自分が前夜祭に参加できるなんて期待すらしていませんでしたが、直前ばたばたすることは ほとんどなく、なんと準備が完了しておりまして(笑)、驚きました。

キャシーさんも翻訳者ですから、仕事の納期を常に抱える中で同時進行でこれだけのことをこなしてきたことが未だに信じられません。いや、本当に。 IJET-25に向けた委員全体の管理だけではなく、80名が集まった3月のプレイベント東京の担当者でしたし、約70のセッションの担当者として講演者 全員と連絡をとり必要な機材(パソコン、Mac用アダプター)を調べたり配布資料、プレゼン資料など事前に入手したり、もろもろのことを管理していたので す。

キャシーさんは、これまでに翻訳者向けイベントを数多く手掛けられており、イベント運営のノウハウを相当持っていました。とにかく、イベント運営に必要な ことをキャシーさんが理解していた、ということがよかったです。また、普通なら面倒だと思えるようなことも楽しみながら準備できる方だった(と思う)とい うのも非常に重要な要素でした。当日の委員の動き、70名を超えるボランティアスタッフの動き、約70のセッションの講演者の動きを考えて運営マニュアル を取りまとめたのもキャシーさんですし、当日の委員の当番表もキャシーさんがまとめました。講演者の都合や参加者の関心度合いに基づいてセッションの時間 割を組んだのもキャシーさんです。全体を把握して細かく実務に落とし込んでいく力にいつも驚きました。私たち委員はそれぞれが担当業務の準備に集中してい ましたが、それでいて抜けがなく準備を進められたというのはよかったと思います。

細かいことで言うと、600名分の名札(+名札ケース)を管理する方法、大量の備品をまとめておく方法、何十箱も送った備品の郵送方法にもキャシーさんの 工夫があって、こういう裏舞台での学びも大きかったです。他の方の仕事のやり方を見ることができて、こういう経験って重要ですね。都内の委員がキャシーさ んの自宅に集まって一緒に作業をしたときにも、作業が円滑に進むような工夫がたくさんされていました。

キャシーさんが大枠を押さえ外部との(面倒な)折衝を適宜こなしてくれていた結果、委員全員がそれぞれの担当を入念に準備でき、それが当日の運営に余裕を 生んだと思います。当日は、私たち委員は当番表に従って役割を考えつつお互いに持ち場を入れ替えながら運営できました。想定外のことが起こっても冷静に判 断して対処できたのも、ベースが安定していたからだと思っています。

上記は特に、委員長のキャシーさんから学んだことの一部を書きました。他の委員の方々と一緒に準備・運営をするにあたり、学んだことが多くありました。そ ういうものを1つ1つあげていくときりがありません。委員会メンバーのそれぞれの立場での活躍が組み合わさって、今回のイベント運営となりました。

普段使わない仕事力を鍛える機会に恵まれたことに感謝しております。こういうことが、チームで仕事をする醍醐味ですね。この貴重な経験を、これからの翻訳業務やマクロ開発に活かしていきたいと思います。

まだしばらくはブログ更新できませんが、徐々にリズムを取り戻したいと思います。

IJET-25にお越しいただいた皆様、本当にどうもありがとうございました!
私のセッションにお越しいただきました皆様、ありがとうございました。
一緒にIJET-25を作り上げていただいたボランティアの皆様、ありがとうございました!
委員会メンバーの皆様、ありがとうございました!一緒にイベントを作ることができ楽しかったです。

そして、委員長のキャシーさん、長いことあれだけのプレッシャーの中でイベント準備・運営をリードしていただきありがとうございました。イベント後、私た ち委員が自分の仕事に戻っているときにも、キャシーさんは淡々と残務処理を続けてました。誰もが一番やりたくないことを黙って進めていくその意志力・行動 力が、私たち委員を引っ張っていたんだと思います。素晴らしいリーダーシップをありがとうございました!

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